Tarea 5. Programa de auditoría

 

 

 

 

 

 

 

IGAVIM

Sistema de Gestión de Seguridad Y Salud en el Trabajo (SGSST)

AUDITORÍA

CIUDAD DE MÉXICO, 2022

 

 

 

 

 

 

 

 

CONTROL DE CAMBIOS
Revisión	Fecha MM/AAAA		Hoja (s) modificada (s)	Descripción de la modificación y responsable.
0	05/2022		NA	Generación del documento / SGSST
				CUADRO DE APROBACIÓN
Elaboró					Aprobó
Juan José Hernández López SGSST					Alta Dirección

 

 

 

 

 

 

 

 

I OBJETIVOS

Objetivo general

• Implementar un programa de auditoría de Seguridad y salud en el trabajo, para el IGAVIM en el primer trimestre de 2022

 

Objetivos específicos

• Diagnosticar el estado del sistema de Seguridad y Salud en el trabajo en el IGAVIM

• Establecer el programa de Auditoria para el IGAVIM

• Implementar el programa de Auditoria para los procesos del IGAVIM

 

II ALCANCE

 

Este procedimiento aplica a todos los procesos que conforman el SGSST de IGAVIM

 

III DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 

Ø  Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST)

Ø  ISO 19011:2018

Ø  Normatividad vigente

Ø  Otros documentos aplicables como criterios de auditoría o como referencias

 

IV RESPONSABILIDAD

 

La Alta Dirección (AD) proporciona los recursos necesarios para la planificación, ejecución y seguimiento de las auditorías internas.

 

La AD y el Auditor líder establecen el programa anual de auditorías, verifican su cumplimiento y lo actualizan cada vez que la organización lo requiera. Esta actividad se documenta e incluye cuando aplique las auditorías de segunda y de tercera parte.

 

El auditor líder coordina las actividades relativas a la planificación, ejecución y seguimiento de las auditorías internas.

 

El auditor líder informa a la AD sobre los resultados de la auditoría y verifica la correcta y eficaz implementación de las correcciones, acciones correctivas y/o preventivas derivadas de la misma, así como la de las acordadas en las revisiones por la Dirección.

 

Los auditores internos realizan las auditorías internas de acuerdo a lo que establece el presente documento.

 

El personal auditado permite la ejecución de las auditorías internas y colabora a través de la aportación de evidencia objetiva y la ejecución de las acciones correctivas y preventivas necesarias para eliminar las no conformidades reales y potenciales que se detecten.

 

El Representante de la Dirección (RD) cuenta con autoridad para exigir el cumplimiento de las correcciones, acciones correctivas y/o preventivas derivadas de las no conformidades documentadas en los procesos.

 

La AD, el Representante de la Dirección, los Jefes de proceso y el Auditor líder verifican que se toman acciones sin demora para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas.

 

V DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

 

Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.

 

Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.

 

Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una Auditoría de calidad.

 

Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar el grado de cumplimiento con los estándares en cuestión.

 

Auditoría Interna: Son aquellas auditorías realizadas en nombre de la propia organización para fines internos y puede constituir la base para la auto declaración de conformidad de una organización.

 

Conclusiones de la auditoría: Resultado de una auditoría, tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría

 

Cliente de la auditoría: Organización o persona que solicita una auditoría

 

Conformidad: Cumplimiento de un requisito

 

Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.

 

Criterios de la Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia para ejecutar un proceso de Auditoría.

 

Equipo auditor: Grupo de auditores que llevan a cabo eventos de Auditoría.

 

Evidencia de la Auditoría: Registros, evidencias de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para evaluar, durante un proceso de auditoría y que estos son verificables.

 

Evidencia objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo

 

Experto técnico: <auditoría> persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor

 

Hallazgos de la Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la Auditoría recopilada frente a los criterios aplicados en una Auditoría.

 

Informe de Auditoría: Resultado de una Auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la Auditoría y todos los hallazgos encontrados.

 

Observador: Persona que acompaña al equipo auditor pero no actúa como un auditor

Programa de Auditoría: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

 

Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

 

Riesgo: Efecto de la incertidumbre

 

SGSST: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

 

Sistema de gestión: Conjunto de elementos de una organización interrelacionados o que interactúan para establecer políticas, objetivos y procesos para lograr estos objetivos

 

 

VI POLITICAS DE AUDITORÍA

 

Ø Todo el personal de IGAVIM proporciona las facilidades para el desarrollo de las Auditorías Internas.

 

Ø Todos los procesos que conforman al SGSST se auditan al menos cada 6 meses.

 

Ø Los procesos que forman al SGSST de IGAVIM puede auditarse en su conjunto o por separado.

 

Ø Se pueden programar auditorías internas extraordinarias en función del estado de los procesos y de los resultados de auditorías previas (internas, de segunda o de tercera parte).

 

Ø Cuando por cualquier situación un Auditor tenga inferencia directa en un criterio o en el proceso a auditar, pierde la condición de Auditor y la responsabilidad pasará a un Auditor acompañante.

 

Ø Se utilizan los siguientes criterios para la programación de auditorías internas:

 

Estado. Se refiere a aquellos procesos en los que se han documentado No conformidades.

 

Ø Durante las auditorías se respetan los siguientes principios de auditoría:

 

      Conducta ética. Confianza, integridad, confidencialidad y discreción

      Informar con veracidad y exactitud

      Cuidado profesional.

      Imparcialidad y objetividad de las conclusiones de la auditoría.

      Enfoque basado en la evidencia.

 

VII METODOLOGÍA O DESARROLLO

 

1.- Selección del equipo de Auditores Internos.

 

La AD y el RD seleccionan en función de los criterios establecidos y del alcance del SGSST, al grupo de personas que ingresará al programa de certificación de auditores internos. De acuerdo al desempeño de los asistentes en el programa de certificación de auditores internos, selecciona al auditor líder. El auditor líder selecciona a los auditores que participan en cada auditoría. Los auditores en entrenamiento participan en al menos una auditoría interna como observadores.

 

Una vez que los auditores internos se encuentran formados y organizados se requiere que acrediten un curso de auditoría interna al menos cada cuatro años y que participen en un curso sobre interpretación de la norma ISO 19011:2018 al menos cada tres años con el objeto de mantener la aptitud del personal para ser auditor interno.

 

En caso de ocurrir modificaciones a la norma aplicable, se requiere que los auditores internos asistan al curso de actualización en un plazo no mayor a tres meses después del inicio de la vigencia de las modificaciones.

 

Nota: El auditor líder o el RD pueden impartir los cursos de forma interna, siempre y cuando demuestren la competencia necesaria.

 

 

Tabla 1. Perfil del equipo auditor.
Tipo de auditor	Requisitos
Auditor Líder	Formación: Acreditación de los cursos de Interpretación de la norma ISO 9001:2008 y de formación de auditores internos en ISO 19011:2018, es deseable, aunque no indispensable que cuente con reconocimiento internacional como auditor líder.   Habilidades: Análisis, observación, investigación, capacidad de comunicación, capacidad de redacción y objetividad.   Experiencia: Mínima de 6 meses en la organización y participar en al menos en una auditoría interna como auditor en entrenamiento guiado por un auditor líder con reconocimiento internacional. Otros: Poseer un fuerte compromiso con la organización.
Auditor Interno	Formación: Acreditación de los cursos de Interpretación de la norma ISO 19011:2018 y de formación de auditores internos en ISO 19011:2018.   Habilidades: Análisis, observación, investigación, capacidad de comunicación, capacidad de redacción y objetividad.   Experiencia: Mínima de 6 meses en la organización. Otros: Poseer un fuerte compromiso con la organización.

 

2.- Planeación de la Auditoría

 

El auditor líder (AL) determina las fechas para ejecutar las auditorías internas en un año y las establece en el “Programa anual del SGSST” en función de la importancia, el estado de los procesos a auditar y de los resultados de auditorías previas (internas, de segunda o de tercera parte), una vez que ésta y las otras actividades que se contemplan en este documento se determinan, la AD lo autoriza y el RD lo difunde al personal de la organización. Las auditorías internas se identifican en todos sus registros por un número consecutivo.

 

Ya que la programación de la auditoría es flexible, puede sufrir modificaciones debido a la disponibilidad de los participantes en el proceso de auditoría (auditores internos y personal a auditar) y a la importancia y al estado de los procesos a auditar.

 

El AL elabora el “Plan de auditoría” un mes antes de su ejecución y lo entrega a la AD, quien lo verifica y aprueba, una vez hecho esto el AL lo distribuye entre el personal involucrado con por lo menos un par de semanas de anticipación. Durante su elaboración el AL considera los horarios de trabajo, de comida y de descanso del personal.

 

En caso de que exista alguna modificación por parte de algún Jefe de proceso, éste envía al AL un e-mail con copia al RD, si la modificación se debe a la disponibilidad de auditores, el AL envía un e-mail al RD en cualquier caso, en este correo electrónico explican las causas y proponen una nueva fecha/hora. El AL/RD según corresponda la revisan y si la consideran apropiada, el AL modifica el “Plan de auditoría”, lo entrega a la AD para su autorización y acto seguido lo distribuye el plan final a los Jefes de proceso y a los integrantes del equipo auditor.

 

En el “Plan de auditoría” define lo siguiente:

 

ü  El número, los criterios, alcance y métodos de la auditoría

ü  La información sobre las reuniones de apertura, cierre y de auditores (inicial, intermedia(s) y final)

ü  Los auditores asignados a cada proceso, asegurando que no auditen su propio trabajo y

ü  Los documentos a auditar

 

Objetivo:			Revisar la metodología para realizar el seguimiento al SGSST
Alcance:	La metodología que se aplica para el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo cumplirá con la revisión de las normas vigentes y lo indicado en ISO 45001:2018, este último en caso de haber retomado sus criterios para el sistema
Criterio:	No por el momento
Métodos:	Entrevista, Muestreo, Rastreo y observación
Fecha, hora y lugar de la Junta de Apertura:		mayo 2022, instalaciones de IGAVIM
Fecha, hora y lugar de la Junta de Cierre:		mayo 2022, instalaciones de IGAVIM
Observaciones:

 

Fecha y Hora de Entrevista	Auditor Asignado	Proceso	Dueño del Proceso	Documentos a auditar
Mayo 2022		SGSST		SGSST

 

 

Representante de Dirección/ Alta Dirección

 

  Auditor Líder     

 

El equipo auditor realiza una revisión documental de acuerdo al trabajo de auditoría asignado, para ello, el AL proporciona la documentación necesaria que puede incluir:

 

ü  Norma ISO 19011:2018 en su última versión (Obligatorio)

ü  Procedimientos, Manuales organizacionales e Instructivos de trabajo

ü  Normatividad

ü  Otros documentos aplicables como criterios de auditoría o como referencias

 

El AL integra en el “Informe de auditoría interna, los resultados de la “Revisión Documental”, incluyendo las desviaciones encontradas, así como los comentarios o sugerencias.

 

En caso de existir alguna modificación en el plan de auditoría o en el programa de auditorías por los auditores, el auditor líder deberá enviar un oficio a la AD, explicando la causa y proponiendo una nueva fecha/hora y justificando los cambios que deseé sean realizados. La modificación se revisará y autorizará nuevamente, seguido, se hará llegar el plan final autorizado por la AD, al Jefe de proceso y al equipo de auditores.

 

3.- Lista de verificación

 

El AL proporciona al equipo auditor el formato para que elaboren las guías que utilizarán al verificar el cumplimiento de los requisitos de la Norma ISO 19011:2018 en su versión vigente y los del propio SGSST de IGAVIM aplicables a cada proceso a auditar.

 

Las listas de verificación contienen información general sobre el proceso a auditar, el personal a auditar y su puesto en la organización. Dentro de la lista de verificación, también encontramos las preguntas guía que aplicará el auditor, el criterio del Sistema de Gestión de Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, el resultado de la aplicación de cada pregunta de acuerdo a los criterios que se muestran y las observaciones que el auditor interno considere pertinentes.

 

El AL guía a los auditores internos durante la elaboración de las listas de verificación y los apoya en la resolución de dudas, los auditores internos entregan tres días antes del inicio de la auditoría interna al AL las listas de verificación para su aprobación final, el AL las revisa, retroalimenta a los auditores internos, emite la versión final y la entrega al quipo auditor.

 

 

Tabla 1. Criterios de evaluación de los resultados de la lista de verificación.
Calificación	Criterio
SI	Si, existe evidencia de que el requerimiento se cumple.
NO	No, no se encontró evidencia de que el requerimiento se cumpla o existen inconsistencias.
N/A	No aplica.

 

 

4.- Desarrollo de la Auditoría

 

El AL coordina la reunión inicial del equipo auditor antes de la reunión de apertura para aclarar cualquier duda y para revisar que se cuente con la documentación necesaria.

 

El AL coordina la reunión de apertura de la auditoría, el objetivo de dicha reunión es presentar al equipo auditor e informar a los asistentes sobre el contenido del plan de auditoría para asegurar su conformidad.

 

Nota: Los asistentes a la reunión de apertura varían dependiendo del alcance de la auditoria sin restricciones sobre su cantidad.

 

Una vez que la reunión de apertura finaliza, el equipo auditor procede a ejecutar la recolección de información objetiva acerca del cumplimiento de los criterios de auditoría, para ello, se apoya en las listas de verificación aprobadas por el AL.

 

Cuando el auditor detecta un hallazgo, lo documenta en las listas de verificación y lo comunica al auditado. El hallazgo documentado incluye los siguientes detalles:

 

ü  Criterio de auditoría (Norma ISO 19011:2018), procedimientos, normatividad aplicable y cualquier otro requisito del SGSST) y

ü  Evidencia objetiva que soporta el hallazgo (documentos de referencia, fotografías, datos de productos, fechas, descripción de sitios, entre otros).

 

El auditado puede consultar las anotaciones del auditor en el momento que lo solicite.

 

Nota: El uso de las Listas de Verificación no es restrictivo, los auditores internos pueden tomar notas en un cuaderno y posteriormente evaluarlas respecto a su lista de verificación.

 

Al final de cada día de auditoría, el equipo auditor se reúne guiado por el AL para determinar el avance, clasificar los hallazgos y determinar líneas de investigación y de acción que permitan aprovechar mejor el tiempo restante de la auditoría y asegurar que se respete lo acordado en el plan de auditoría.

Si durante la clasificación de los hallazgos existe algún tipo de controversia, el AL es quien determina la resolución definitiva. Una vez que el equipo auditor clasificó los hallazgos el AL se encarga de redactarlos de forma concisa y de acuerdo a la siguiente estructura:

 

CRITERIO DE AUDITORÍA  -  SIN EMBARGO  -  EVIDENCIA OBJETIVA

 

Una vez que los auditores finalizan la recolección de evidencia objetiva en los procesos o requisitos - alcance de la auditoría interna, el AL coordina la reunión final del equipo auditor antes de la reunión de cierre, en ella, determinan la clasificación final de los hallazgos detectados (no conformidad, observación u oportunidad de mejora) de acuerdo a los siguientes criterios:

 

      No conformidad: Desviación en el proceso o incumplimiento específico a un debe declarado en el SGC. El auditado traduce este hallazgo en una corrección o en una acción correctiva.

 

      Observación: Comentario que el auditor emite, que tiene relación con los criterios de auditoría y que de no ser atendido podría causar una desviación. El auditado traduce este hallazgo en una acción preventiva.

      Oportunidad de mejora: Comentario que el auditor emite y que desde su perspectiva, el aplicarlo generaría algún beneficio para el proceso, el personal que participa en el proceso, el resultado previsto del proceso o para el usuario de este resultado. El auditado considera las oportunidades de mejora y las aplica, en caso contrario justifica su no acción.

 

Cuando el equipo auditor finaliza la clasificación de los hallazgos, el AL coordina la reunión de cierre, en ella, expone las actividades que se ejecutaron durante la auditoría, los imprevistos en caso de existir, y presenta los hallazgos detectados (no conformidad, observación u oportunidad de mejora) haciendo hincapié en las fortalezas y en las oportunidades de mejora.

 

El AL reúne los registros de la ejecución de la auditoría (plan de auditoría final, listas de verificación, fotografías, entre otros según aplique). Apoyado en esta documentación y en los resultados de las reuniones con el equipo auditor elabora el informe de la auditoría.

 

5.- Informe de auditoría interna

 

El AL elabora el informe de la auditoría en el que incluye lo siguiente:

 

ü  El número, tipo, los criterios, alcance y métodos de la auditoría

ü  El equipo auditor

ü  El informe ejecutivo y

ü  Las no conformidades, observaciones y oportunidades de mejora detectadas durante la revisión documental y la ejecución de auditoría.

 

El informe ejecutivo incluye todos los detalles sobre el desarrollo de la auditoría, las fortalezas del SGC, el compromiso del personal, imprevistos, modificaciones a lo planificado y el seguimiento de las actividades derivadas de los resultados de auditoría previas. Al terminar el informe, el AL lo entrega a la AD, al RD, el equipo auditor y a las demás partes interesadas en la auditoría interna.

 

El equipo auditor documenta las no conformidades y las observaciones detectadas y entrega las No conformidades y las observaciones documentadas a los responsables de su atención.

 

 

6.- Seguimiento y Cierre de No Conformidades

 

Cuando el AL entrega las no conformidades y las observaciones documentadas al responsable de atenderlas. A partir de este punto y hasta el cierre de las no conformidades y observaciones documentadas

 

7.- Cierre de la Auditoría

 

La Auditoría se considera cerrada una vez que todas la no conformidades y observaciones documentadas se han cerrado.

 

De forma semestral el AL elaborará un reporte de acuerdo a lo establecido que contiene información sobre el desempeño del proceso de auditoría interna y sobre el estado de las correcciones, acciones correctivas, acciones preventivas y acciones de mejora (aplicación de las oportunidades de mejora) para formar parte de las entradas al proceso de Revisión por la dirección.